“Hoe laat gaan we verder met die transformatie?”

Een 5-stappenplan om een vast moment in de week te selecteren

Afgelopen week zat ik met een aantal mensen aan een nieuw idee te werken. Eentje waar iedereen blij van werd en vol energie van raakte. We hebben er zowaar een hele dag aan kunnen besteden. En naarmate de dag vorderde kwam er steeds meer energie vrij. Nieuwe ideeën, nieuwe passie en met zijn allen geloven dat dit iets moois gaat worden.

Zo’n sessie dus. Maar aan het einde van de dag kwam de onvermijdelijke vraag: wanneer spreken we de volgende keer af? Agenda’s werden getrokken, iPhones gesynced, calendars bijgewerkt en de conclusie was: pas over drie weken konden we weer een gaatje vinden om bij elkaar te komen.

Hier raakten we een zeer heikel punt dat bij elke organisatietransitie speelt: willen we tijd steken in de transitie en hoe uit zich dat. Nou, zo dus. Als we a priori al geen tijd kunnen maken voor een vervolgafspraak en/of er moeilijk over doen, is de transitie gedoemd te mislukken.

Waarom volgens een regelmaat bij elkaar?

Minstens één keer per week fysiek bij elkaar zitten is essentieel in een transitie, en wel hierom:

Fysiek bij elkaar zijn geeft de energie die noodzakelijk is om de transitie in te zetten. Deze energie is nodig om de kanteling te bewerkstelligen. Het geeft je de ruimte om gezamenlijk plannen te maken en deze ook uit te voeren.

Leiderschap

De vraag “wanneer weer?” is snel gesteld. En vervolgens staart iedereen naar elkaar. Het lijkt een teken van respect naar elkaar te zijn, waarmee je wilt aangeven “ik respecteer jou en kan niet over jouw agenda beschikken”. Maar is het niet meer een vorm van conflict-vermijdend gedrag? Maak een keuze en neem het voortouw.

Tijd is geld? Veel van ons zijn opgevoed met de slogan “tijd is geld”. Dus proberen we een dag zo efficiënt mogelijk te benutten. En het liefst zien we die agenda al ruim van tevoren goed gevuld, zodat we “weten waar we aan toe zijn”. En daarmee zitten we in een deadlock tussen efficiency en doelgerichtheid. Een soort van cirkelredenering waarbij we ons telkens ophangen aan het feit dat de reeds ingeplande agenda (onze backlog?) de waarheid en waarde van dat moment bepaalt.

Hmmm, dat klinkt niet erg agile. Hoe zit het dan met herprioriteren en herwaarderen? In een agile context vinden we dit fenomeen van schuivende taken steeds normaler, maar als het op de outlook agenda aankomt dan gaat de rem er op. En dan dat irritante gedrag van die andere die zomaar een afspraak verschuift….  HELP. Hier zitten we soms in een spagaat.

Denk het eens om. Als je nu eens echt heel waarde of doelgericht met je dag omgaat, kun je de afspraak er dan toch nog tussen krijgen? Of pak het rigoureuzer aan zoals Ricardo Semler: begin elke dag met alle afspraken voor die dag af te zeggen die niet bijdragen aan wat jij belangrijk vindt?!

En dat is de hamvraag: Wat vindt JIJ belangrijk en wat wil JIJ echt?

De Engelsen hebben de uitdrukking “Actions speak louder than words”. Daden laten zien wat je echt wilt. Dus laat zien dat je ECHT wilt, door te doen. Laat zien dat je betrokken en gecommitteerd bent door de afspraak in je agenda te zetten. Laat je niet drijven door een andere of eerdere agenda. Hiervoor is het belangrijk om je de vraag te stellen “waar liggen MIJN prioriteiten?”. Welke afspraak is nu van waarde voor MIJ?

Concreet samengevat: Als je met zijn allen gaat zoeken naar een gaatje in de agenda waarop iedereen kan, geef je dus eigenlijk aan dat je alle afspraken die al in de agenda’s staan, waardevoller vindt dan de nieuwe meeting.

Een 5-stappenplan

Voor het gemak hierbij een 5-stappenplan voor als je de eerstvolgende keer in een sessie zit waarbij iedereen vindt dat er een vervolg moet gaan komen en de vraag wordt gesteld: wanneer weer?

  • Kijk elkaar eens goed in de ogen
  • Vraag welke vergadering je het meest waardevol vindt
  • Geef die prioriteit boven alle andere en
  • Zet de vergadering op de wens-datum
  • Kijk DAN pas in je agenda wat dat betekent en welke afspraken je gaat afzeggen!

Dus laten we iets afspreken!

Jij controleert jouw agenda! Jouw agenda wordt beheerd door jou en door jou alleen! Denk agile, denk eens in termen van waarde en cost of delay als je je agenda begint te vullen en volg de bovenstaande vijf stappen. Just give it a try.

“You will never find time for anything. If you want time, you must make it.”
– Charles Buxton

Guido van Gemerden is senior consultant bij inspearit en docent bij cibit academy. Hij is specialist in strategische advisering bij digitale transities en grote ICT-veranderingen. Met een talent tot visualiseren van “wat zou kunnen zijn” en een focus op ontwikkeling van personen, is hij in staat draagvlak te creëren en einddoelen voor meerdere stakeholders te realiseren.

Heeft u een vraag?

Neem contact op