AGILE CONTRACTING

[/vc_column]

 

Uitdagingen met contractafspraken bij Agile werken

Agile werken gaat over het kunnen reageren op veranderingen en vertrouwen. Het gaat uit van een nauwe multidisciplinaire samenwerking tussen (eind)klant en (leveranciers van) teams. In onze praktijk komen we de volgende vragen tegen:

  • Hoe zorgt u ervoor dat de risico’s en de baten ook in een Agile samenwerking evenredig worden gedeeld met betrokken partijen?
  • Hoe zorgt u er nu voor dat u als inkoper niet de bottleneck wordt in samenwerking?
  • Hoe voorkomt u grote opdrachten en kunt u werken met kleine opleveringen en een efficiënt proces van afspraken?
  • Ervaart u dat uw huidige contracten wendbaarheid tegenwerken in plaats van mogelijk maken?
  • U werkt al een tijdje met Agile teams en u merkt alleen dat de contracten die u met uw leveranciers hebt afgesloten niet aansluiten bij deze nieuwe manier van werken.
  • Het lijkt er soms wel op dat jullie kosten voor externe leveranciers alleen maar omhoog zijn gegaan.
  • U krijgt het gevoel dat uw leverancier meer factureert terwijl hij helemaal geen goede kwaliteit levert of afspraken nakomt.
  • De business als opdrachtgever heeft vaak nog een traditionele insteek: zij vragen (te veel) en IT levert (te weinig).
  • De besturing en contractafspraken in veel organisaties is ingericht op traditionele projectuitvoering en sluit niet aan bij de korte feedbackloops en ondersteunt de gewenste wendbaarheid onvoldoende. De werkwijze is gericht op wendbaarheid, maar zijn de afspraken ook wendbaar genoeg om deze te ondersteunen?

Agile Contracting – prestatie van zowel leverancier als opdrachtgever 

Agile contracting zorgt ervoor dat uw inkoop (proces) en het maken en bijwerken van afspraken stapsgewijs in lijn komt met jullie Agile voortbrengingsproces en het opbouwen van het vertrouwen met uw leveranciers ondersteuntDe contractstukken ondersteunen daarbij de wendbaarheid, in lijn met de gewenste wendbaarheid van een Agile team.  

De sleutel hierbij is het beschrijven van de prestatie van zowel leverancier als opdrachtgever. Tijd en geld zijn binnen Agile van rekening fixed, dus de prestaties leg je op een andere manier vast: het resultaatHet contract helpt sturen op het resultaat waarbij de weg daarnaartoe gezamenlijk bepaald wordt. 

Door de afspraken en werkwijze binnen het contract te volgen, heeft u, zowel als eindklant als de leverancier, op ieder moment duidelijkheid. Het geeft duidelijkheid over het te behalen bedrijfsresultaatover de te behalen gebruikersdoelen en over de op te leveren stukken werk door de teamsOp die manier wordt echte samenwerking naar gewenste resultaten bereikt. 

U bouwt een Lean Business case waarbij de business leidend is en de leverancier wordt uitgedaagd om haar bijdrage hieraan te leveren. U vervangt daarmee taak / activiteit gebaseerde contracten met contracten die gedreven worden door resultaat. 

Bij Agile contracten moet je de balans zoeken met betrekking tot de verdeling van risico’s en de keuzes die de leverancier kan maken. Als een leverancier veel risico op zich neemt voor de levering van een product of resultaat, zal de invloed op keuzes en prioritering van de leverancier groter zijn. De keuze die u daarin maakt in overleg met uw leverancier bepaalt in grote mate de wendbaarheid, contractuele afspraken en de samenstelling van het team. 

“There can be no great accomplishment without risk.” –

Neil Armstrong

Aanpak van inspearit

In onze aanpak gaan we uit van een groeimodel in de relatie tussen klant en leverancier en dus ook in de contractafspraken. Afhankelijk van de fase in de volwassenheid maken we andere soorten afspraken maar altijd met een duidelijke richting en een gezamenlijk doel.

Way-of-working in het contract

We beschrijven de manier waarop klant en de leverancier gaan werken aan de doelen en resultaten en leggen dit vast in een way-of-working als onderdeel van het contract. Daarbij kiezen wij ervoor om gedurende een periode een specifiek samenwerkingsmodel met de leverancier te hanteren.

Er zijn verschillende samenwerkingsmodellen die gaan van het inhuren van capaciteit tot en met het gezamenlijk realiseren van een business case en gezamenlijk investeren. Een gekozen samenwerkingsmodel kan (indien nodig of gewenst) in een daaropvolgende periode worden vervangen door een andere model van samenwerking. Het gekozen model sluit aan bij de groei in samenwerking en focus op het gemeenschappelijk belang. Deze aanpak ondersteunt de ontwikkeling van relatie en vertrouwen.

Bron: Strategic Sourcing in the New Economy, Bonnie Keith & Kate Vitasek

Inrichten van prestatie indicatoren

We richten een besturingscyclus in die is gebaseerd op prestatie indicatoren (PI’s) die regelmatig (iedere sprint of om de zoveel sprints) worden gemeten. Deze PI’s maken onderdeel uit van de service level agreement.

De PI’s ondersteunen het samenwerkingsmodel, wat ook betekent dat primaire verantwoordelijkheid voor het behalen van een PI gedurende de contractduur kan verschuiven tussen eindklant en leverancier. We beschrijven op welke manier de eindklant en leverancier daarbij verantwoordelijk zijn. De PI’s kun je onderkennen en inrichten op meerdere niveaus; op teamniveau, op domeinniveau.

Lifecycle benadering: producten en diensten vs. activiteiten

Eén van de grote veranderingen in Agile werken is de focus op producten / diensten in plaats van activiteiten. Daarom is het voor de hand liggend dat je ook in je Agile contracten een lifecycle benadering kiest waarbij het product / de dienst en haar lifecycle leidend zijn.

We brengen expertise in om metingen van prestaties in te richten (anders dan tijd en geld) en maken daarmee eenvoudiger beloningsmodellen mogelijk die we helpen vastleggen in het dossier financiële afspraken.

blog-icon

Blog

Past straffen en belonen wel in een Agile manier van werken? In deze blog wilt Ruud Bruls aan de hand van een typisch voorbeeld binnen software-ontwikkeling, toelichten binnen welke condities een bonus-malus werkt.

Meer weten? Neem contact op!

Heeft u een vraag?

Neem contact op