De meeste organisaties ontwikkelen hun producten en diensten op een Agile manier. Teams staan in die werkwijze centraal. Daarmee is ook een verandering in management nodig. Van het management wordt verwacht dat er veel meer wordt gefaciliteerd dan gestuurd. De vraag waar ik veel organisaties mee zie worstelen is hoe ze toch voldoende sturing kunnen geven om bedrijfsdoelen op langere termijn te garanderen, gegeven de Agile werkwijze.

Sturing heb je op verschillende aspecten: de waarde die oplossing biedt, de functionaliteit die de IT teams leveren, de structuur van de oplossing, enz. In dit stuk wil ik jullie meenemen in het verbeteren van de sturing op het gebied van het ontwikkelen van je medewerkers.

Een nieuwe organisatie structuur is nodig voor effectiviteit en wendbaarheid

Digitale transformatie vereist (heeft) wendbaarheid en effectiviteit (nodig). Efficiency, wat in scientific management vooraan stond, is nu niet meer het hoogst te behalen doel. Veel organisaties hebben, om wendbaarheid en effectiviteit te optimaliseren de zogenaamde inverse-taylor-manouevre ingezet.

Daarbij wordt de functionele inrichting van de organisatie gekanteld naar een inrichting op basis van waardestromen. Elke waardestroom bevat (zoveel mogelijk) alles en iedereen om met minimale overhead, op basis van een gedeelde visie, in teamverband te werken aan datgene wat het meeste waarde levert voor de klant.

Birds of a feather flock together

Agile Teams worden geformeerd met medewerkers uit verschillende disciplines. In een typisch development team komen verschillende expertises samen om een product te ontwikkelen: om behoefte te bepalen, te ontwerpen, bouwen, testen, implementeren enzovoort. Op dagelijks basis werken professionals met mensen uit verschillende disciplines samen.

Natuurlijk heeft iedere professional ook de behoefte om zichzelf te ontwikkelen, niet alleen als onderdeel van het development team, maar ook in zijn eigen vak. Nu medewerkers niet meer hoofdzakelijk samenwerken met anderen uit hun eigen discipline wordt het moeilijker om kennis te delen in het team.

Gangbare Agile modellen herkennen deze behoefte aan het ontwikkelen van disciplines over teams heen. Deze modellen geven vorm aan deze ontwikkeling via wat ik in het vervolg van het stuk communities noem (SAFe noemt het een Communities of Practices en in Spotify wordt het een Guild genoemd). Ze bieden een model om mensen bij elkaar te brengen om van elkaar te leren, kennis te delen, samen te werken met als doel de medewerker, de groep of de organisatie te ontwikkelen.

Als communities essentieel zijn voor het ontwikkelen van je medewerkers, hoe zet je zo’n community dan op?

Communities zijn wellicht al opgezet zonder dat daar enige interactie vanuit management voor nodig was. Ik heb zelf binnen een organisatie waar ik werkzaam was, meegemaakt dat user experience experts regelmatig bij elkaar kwamen om hun vak binnen de organisatie verder te ontwikkelen en dat er na verloop van tijd op geheel natuurlijke wijze de community was gebouwd en alle UX experts er deel van wilden zijn omdat er veel te brengen en halen was.

Soms echter zal het wat meer motivatie behoeven. Ik heb bijvoorbeeld zelf een community geleid die vanuit management was gedefinieerd. Als management kun je ondersteunen bij het identificeren van de behoefte, bij het identificeren van potentiële deelnemers, bij het formuleren van de doelstelling voor de en door bijvoorbeeld een kick-off sessie te organiseren. Zorg dat de community vooral in de lead blijft en HR ondersteunt om het vrijwillige karakter te dienen.

Effectieve communities

Als deelname aan communities vrijwillig is en veelal georganiseerd door deelnemers zelf, hoe kun je dan vanuit management sturen op een gewenste verbetering?

Als we kijken naar doelstelling voor het opzetten van een community, dan is die vierledig:

  1. Ontwikkelen van relaties met anderen in hetzelfde interessegebied binnen de organisatie
  2. Ontwikkelen van de discipline binnen de organisatie
  3. Ondersteunen bij het uitvoeren van taken en projecten
  4. Genereren en ontwikkelen van nieuwe kennis

Om bij te kunnen sturen heb je allereerst informatie nodig over hoe de betreffende community presteert op de vier deelgebieden:

Als het gaat over relaties kan je kijken naar zaken als: Hoe vaak komen de mensen bijeen? Zit er continuïteit en diepte in de interacties? Zijn leden ook bezig om in andere settings te acteren (conferenties, etc.)? Pakken leden nieuwe leiderschapsrollen op? Hoe staat het met wederkerigheid in halen en brengen van kennis? In welke mate ontstaat een gedeeld begrip van de discipline?

Als het gaat om het ontwikkelen van de discipline: Hoe rijk en toegankelijk is de huidige kennis voor de discipline? In welke mate ondersteunt de opzet van de community continu leren?

Als het gaat om het uitvoeren van projecten: Ontstaan er gezamenlijke activiteiten? Zijn er structuren die het werken met anderen op projecten ondersteunen? Worden leden erkend voor hun contributie aan de community?

Als het gaat om het genereren en ontwikkelen van nieuwe kennis: Staat community open voor nieuwe ideeën en leiderschap? In welke mate heeft de community invloed? Worden leden gevraagd om innovatieve ideeën toe te lichten?

Het antwoord op sommige van deze vragen kun je via interviews ophalen. De meeste informatie ligt echter dieper en zal je als buitenstaander maar moeilijk kunnen beoordelen.

Het vrijwillige karakter van community kan op gespannen voet staan met sturing op resultaten van het management. Direct sturen is moeilijk en sturing gaat dan ook veel meer om het uitdragen van visie, over het zetten van inspirerende doelstellingen en over het faciliteren van de community.

Kun je je medewerkers planmatig ontwikkelen in een vrijwillige setting?

Als het gaat om de ontwikkeling van medewerkers binnen de organisatie, speelt een community een belangrijke rol. Binnen de community is immers alle detailkennis aanwezig om goede keuzes te kunnen maken over individuele en groepsontwikkeling. Veel disciplines worden ondersteund door certificeringstrajecten, die het mogelijk maken om het kennisniveau van medewerkers te toetsen en aan te tonen.

Als management kun je de community vragen naar hun ontwikkelplan van het vakmanschap rond de discipline of het domein. Een dergelijk ontwikkelplan kan gebouwd zijn rond certificeringen op het vakgebied en het opbouwen van ervaring op het betreffende niveau. Doorgroeimogelijkheden naar andere rollen, doorgroei naar leiderschap, enzovoort.

Communities als essentieel onderdeel in de ontwikkeling van medewerkers in een Agile organisatie

Concluderend kun je stellen dat in Agile organisaties communities een essentieel onderdeel vormen van de ontwikkeling van medewerkers in hun discipline. Het opzetten en begeleiden van communities behoeft aandacht in lijn met het vrijwillige karakter ervan. Voor het management in organisaties, die de omslag maken naar waarde gestuurde teams, betekent dit een flinke verandering in de manier van aansturen.

Hoe kan inspearit je helpen bij het ontwikkelen van je medewerkers?

Als inspearit hebben we de afgelopen jaren veel kennis en ervaring opgebouwd over het opzetten van communities. Ons doel is daarbij altijd om de community zelf de tools te geven om de verbetering zonder ons zelfstandig voort te zetten.

Daarnaast hebben we als academy veel kennis van verschillende certificeringstrajecten en hebben we communities ondersteund met trainingstrajecten waar wij het theoretisch kader brengen en via coaching on the job de medewerkers het geleerde in de praktijk te brengen.

Ook interessant

Meer weten?

Wilt u hier meer over weten, dan kunt u bij inspearit en/of cibit academy daarvoor terecht. Bel daarvoor 030-2308900 of stuur een mail naar info.nl@inspearit.com.

Ruud Bruls is een pragmatische coach met veel ervaring in software ontwikkeling en aansturing van software ontwikkeling. Hij overziet situaties en weet knelpunten op te lossen door vanuit zijn ervaring praktische werkwijzen in te brengen in de teams. Hij helpt anderen inzicht te krijgen in hun persoonlijke motivatie om hun persoonlijke belangen zoveel mogelijk in lijn te brengen met het leveren van de beste bijdrage voor de organisatie.

Heeft u een vraag?

Neem contact op